Frankfurt: Digitalisierung macht Aktenschränke überflüssig

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Frankfurts Digitaldezernentin Eileen O‘Sullivan, Jörg Gransow, Leiter des Kassen-und Steueramtes, sowie Stadtkämmerer Dr. Bastian Bergerhoff sprechen über den Fortschritt der Digitalisierung in der Behörde und zeigen diesen mit leeren Aktenschränken. (Foto: Ben Kilb)

Im Frankfurter Kassen- und Steueramt stehen zehntausende Akten in elektronischer Form bereit

Elektronische Akten, digitaler Datenaustausch, QR-Codes statt Zahlscheine: Die Digitalisierung ist im Kassen- und Steueramt der Stadt Frankfurt am Main weit vorangeschritten. Dadurch werden nicht nur die internen Arbeitsabläufe erleichtert, es ergeben sich auch Vorteile für die Bürgerinnen und Bürger. Stadtkämmerer Bastian Bergerhoff und Digitalisierungsdezernentin Eileen O’Sullivan haben sich bei einem Ortstermin über die Schritte des Amtes auf dem Weg zur papierarmen und digital vernetzten Verwaltung informiert.

Besonders sichtbar wird die Digitalisierung im Aktenraum im Erdgeschoss des Kassen- und Steueramtes in der Stephanstraße. Einst musste dort wegen der großen Lasten, die die dort gelagerten Akten verursachten, der Fußboden verstärkt werden – heute stehen die Regale größtenteils leer: Seit Anfang 2020 wurden Gewerbesteuerakten mit einem Gesamtumfang von rund vier Millionen Blatt digitalisiert. Vor wenigen Wochen wurde das Vorhaben abgeschlossen. Die rund 35.000 Altakten beanspruchten eine Lagerkapazität von etwa 500 Regalmetern. „Wir konnten die freiwerdende Fläche für Büros nutzen“, erläutert Amtsleiter Jörg Gransow.

Insgesamt hat das Kassen- und Steueramt mit Unterstützung des Amtes für Informations- und Kommunikationstechnik rund 70.000 Gewerbesteuerakten mit mehr als 350.000 Dokumenten in die elektronische Akte überführt. Das bedeutet: Sachbearbeitende müssen sich nicht mehr die betreffende Akte aus dem Archiv holen, sondern erhalten die benötigen Informationen per Knopfdruck auf dem Bildschirm. Eingehende Schreiben werden gescannt und automatisiert dem richtigen Vorgang zugeordnet. Dadurch lässt sich die Arbeit problemlos auch im Homeoffice erledigen – ein wichtiger Aspekt während der Corona-Pandemie. Künftig werden auch die Gewerbesteuerbescheide nicht mehr auf Papier zugestellt, sondern auf elektronischem Weg. „Durch die Digitalisierung der Gewerbesteuerakten sparen wir nicht nur Zeit und Lagerfläche“, sagt Stadtkämmerer Bergerhoff. „Zugleich wird die Arbeit auch weniger fehleranfällig und es ergeben sich neue Möglichkeiten zur Auswertung der Daten.“

Geplant ist eine Ausweitung der elektronischen Aktenführung auf weitere Steuerarten sowie die Vollstreckung, die Buchhaltung und den Zahlungsverkehr. Am Ende wird das Amt mit rund 800.000 elektronischen Akten arbeiten. „Das Kassen- und Steueramt ist bei der Einführung der E-Akte Vorreiter innerhalb der Stadtverwaltung“, betont Stadträtin O’Sullivan. „Unser Ziel ist es, dass möglichst viele Ämter dabei mitmachen und ihre Prozesse komplett digitalisieren.“

Nicht nur wegen der Einführung der E-Akte sinkt im Kassen- und Steueramt die Zahl der analogen Vorgänge. Papierlos funktioniert mittlerweile auch der Datenaustausch mit anderen Behörden. So werden zum Beispiel die jährlich rund 20.000 Messbescheide für die Grundsteuer und die 85.000 Messbescheide für die Gewerbesteuer von den Finanzämtern nicht mehr auf Papier, sondern auf elektronischem Weg übermittelt. „Damit entfallen künftig rund 100.000 Papiermitteilungen pro Jahr“, erläutert Gransow.

Gewerbe- und Grundsteuer sind die aufkommensstärksten Steuerarten, die im Kassen- und Steueramt bearbeitet werden. Aber auch bei anderen Steuern ist die Digitalisierung geplant. So wird es demnächst möglich sein, Hunde für die Veranlagung der Hundesteuer online an- und abzumelden. Bei anderen Themen wie dem Tourismusbeitrag, der Spielapparatesteuer oder der Zweitwohnungssteuer ist der Online-Zugang geplant.

Für die Bürgerinnen und Bürger bringt die Digitalisierung weitere Vorteile. Konkret merkt das zum Beispiel, wer eine Zahlungsaufforderung der Stadt erhält. Früher legte das Kassen- und Steueramt dem Schreiben einen gedruckten Zahlschein bei. Seit Oktober befindet sich auf der Zahlungsaufforderung nur ein QR-Code. Dieser kann ganz einfach mit dem Smartphone gescannt werden, um die Überweisungsdaten in eine Banking-App zu übertragen – die IBAN und andere Daten müssen nicht mehr fehleranfällig abgetippt werden. Fest etabliert ist bei der Stadt mittlerweile auch das sogenannte E-Payment. Das Kassen- und Steueramt rechnet mit einem kontinuierlichen Wachstum. Zuletzt wurden bei der Stadtverwaltung monatlich rund 7000 Transaktionen über Anbieter wie Payone, Paypal, Giropay oder Paydirekt abgewickelt.

„Digitalisierung ist ein Prozess, der nie abgeschlossen ist“, betonen Bergerhoff und O’Sullivan. „Die Stadtverwaltung muss sich ständig weiterentwickeln, mit Hilfe digitaler Verfahren die Arbeitsabläufe optimieren und den Service für Bürgerinnen und Bürger zu verbessern. Dabei handelt es sich um eine Gemeinschaftsaufgabe, bei der die Ämter zusammenarbeiten und voneinander lernen müssen. Nur so können wir die Anforderungen an eine moderne Verwaltung erfüllen, die fachlichen und technischen Kompetenzen zusammenbringen und so vielfältigen Mehrwert schaffen. Die Zusammenarbeit zwischen unseren Ämtern hat dabei wunderbar funktioniert – und wir führen sie natürlich auch gerne fort.“

(Text: PM Stadt Frankfurt)

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